E4 telefoniste/receptioniste

Afdeling : Functie : Functienr. : Datum : Loongroep :

Algemene zaken Telefoniste/ receptioniste E4 mei 1989 IV

Functie-omschrijving

Organisatie

Directe chef :	hoofd Algemene zaken met in totaal ca. 10 medewerkers.
Geeft leiding aan:	geen

Doel
Op correcte en vlotte wijze te woord staan van bezoekers en tot stand brengen van telefonische verbindingen.

Verantwoordelijkheidsgebieden/ kerntaken
Doorverbinden met en melden van de gesprekken aan de juiste personen en/ of afdelingen.

Uitzoeken voor welke personen gesprekken bestemd zijn ingeval van onduidelijke aanvragen. muteren van het overzicht van de meest voorkomende telefoonnummers van zowel de bedrijfsfunctionarissen (intern en privé) als van relaties.

Noteren van mutaties m.b.t. het aan te leveren wasgoed inzake hoeveelheid, samenstelling of levertijd en het doorgeven van de wijzigingen aan de betreffende afdelingen.

Ontvangen van relaties, agenten, leveranciers en andere bezoekers en hen laten plaatsnemen in de ontvangsthal.

Waarschuwen van door bezoekers gevraagde bedrijfsfunctionarissen c.q. bezoekers de weg wijzen naar de plaats in het kantoor waar de bedrijfsfunctionaris de bezoekers wenst te ontvangen.

Op verzoek verzorgen van koffie, thee en/ of frisdranken en rokerij voor bezoekers.

Waarschuwen van kantine of de chef t.b.v. het aanvullen van frisdranken, rookartikelen evenals serviesgoed of andere hulpmaterialen.

Verrichten van typewerkzaamheden in opdracht van de chef voor diverse afdelingen aan de hand van concepten.

Verrichten van bijkomende werkzaamheden, zoals:
. verzorgen van lectuur op de leestafel in de ontvangsthal en in de spreekkamers;
. aanbrengen van aangereikte mededelingen op de publicatieborden;
- versturen van faxberichten.

Sociale interactie
Te woord staan van bezoekers en overbrengen van door bedrijfsfunctionarissen verstrekte informatie. Verzorgen van standaardmatige correspondentie aan de hand van aanwijzingen, navraag doen bij onduidelijkheden.

Onderhouden van contacten met o.a.:
. bedrijfsmedewerkers (informatie-uitwisseling m.b.t. bezoeken);
. gasten, relaties, agenten, leveranciers (ontvangen als bezoeker);
. kantinepersoneel (aanvullen voorraden, e.d.).

Specifieke handelingsvereisten
Bedienen van PC danwel terminal, typemachine, faxapparatuur, telefoon- en personenzoekinstallatie.

Accuraat en correct afhandelen van telefonische aanvragen en doorverbinden, bescheiden foutloos en in de juiste vorm typen.

Duidelijk en gearticuleerd spreken.

Bezwarende omstandigheden
Bij typewerkzaamheden eenzijdige houding en belasting van oog- en rugspieren gedurende een deel van de dag.