E7 algemeen secretarieel administratief medewerkster

Afdeling : Functie : Functienr. : Datum : Loongroep :

Administratie Algemeen secretarieel administratief medewerkster E7 juni 2000 V

Functie-omschrijving

Organisatie

Directe chef :	bedrijfseigenaar/filiaalhouder.
Geeft leiding aan:	-

Doel
Verrichten van diverse administratieve werkzaamheden gericht op het vastleggen en verwerken van financiële en productiegegevens en secretarieel ondersteunen van de organisatie.

Verantwoordelijkheidsgebieden/kerntaken
Verwerken van diverse gegevens met behulp van een geautomatiseerd systeem ten behoeve van een correcte administratie, zoals o.m. het:
. coderen en boeken van kas/bank/giro-posten op kostenplaats en –soort aan de hand van coderingsboek en eventueel aanvullende instructies van interne betrokkenen;
. invoeren van productiegegevens, zoals hoeveelheden, verbruiken, storingen, uitleveringen, arbeidsuren, etc. aan de hand van door diverse leidinggevenden aangeleverde lijsten; e.e.a. in vaste formats;
. periodiek aanleveren van overzichten met gegevens.

Verzorgen van de klantenadministratie. Dit omvat:
. vastleggen en actualiseren van gegevens over klanten, contractuele afspraken, verhuurgegevens e.d. conform opgaven;
. afstemmen van relevante informatie/gegevens met klanten en intern voorleggen van vragen van verdergaande aard.

Verrichten van diverse secretariële werkzaamheden ter ondersteuning van de organisatie; zoals:
. typen van stukken aan de hand van ontvangen concepten of summiere aanwijzingen voor wat betreft de meer standaardmatige correspondentie;
. verzorgen van binnenkomende en uitgaande post;
. afhandelen van binnenkomende telefoongesprekken, afstemmen van gevraagde informatie, doorverbinden intern of noteren en doorgeven van boodschappen;
. beheren van het archief;
. ontvangen en te woord staan van bezoekers en waarschuwen van interne medewerkers.

Sociale interactie
Afstemmen van werk en werkuitvoering met collega’s en leidinggevenden.

Uitwisselen van informatie met klanten en overige relaties.

Uitwerken van concepten in goed Nederlands.

Verzorgen van standaardmatige correspondentie aan de hand van summiere aanwijzingen.

Specifieke handelingsvereisten
Bedienen van toetsenbord geautomatiseerd systeem.

Opletten bij het correct verwerken van gegevens en bij het correct afhandelen van administratieve werkzaamheden.

Bezwarende omstandigheden
Eenzijgide houding en belasting van oog- en rugspieren bij het werken met het geautomatiseerd systeem (ca. 2 uur per dag).