E8 medewerker klantenadministratie

Afdeling : Functie : Functienr. : Datum : Loongroep :

Staf Medewerker klantenadministratie E8 mei 1989 V

Functie-omschrijving

Organisatie

Directe chef :	filiaalhouder, waaronder ressorteren de afdelingen staf, inpak, transport/ montage met in totaal ca. 25 medewerkers.
Geeft leiding aan:	geen

Doel
Beheer en administratie van klantgegevens t.b.v. correcte facturering en transportafwerking van wasgoed.

Verantwoordelijkheidsgebieden/ kerntaken
Beheren van klantengegevens van de vestiging.

Vastleggen van verhuurgegevens op orderformulieren (in geval van nieuwe klanten) aan de hand van verkregen schriftelijke informatie van de vertegenwoordigers.

Afstemmen met de klant omtrent specifieke wensen m.b.t. plaatsing/ bezoekdata alsmede in geval van onduidelijkheden. Informeren van de transportchef omtrent eventuele bijzonderheden.

Verzenden van orderformulieren van nieuwe klanten naar het hoofdkantoor in verband met opname in het geautomatiseerde klantenbestand.

Muteren (met behulp van de terminal) van gewijzigde verhuurgegevens van bestaande klanten aan de hand van, via de chauffeurs verkregen, informatie.

Afstemmen met de betreffende klant ter controle c.q. ter verkrijging van ontbrekende informatie.

Vastleggen van gewijzigde gegevens op lijsten en invoeren van mutaties in het systeem.

Doorgeven van wijzigingen naar interne afdelingen.

Administratief verwerken van de goederenstroom.

Verzamelen van de goederen-afgiftebonnen en retourbonnen.

Completeren van deze bonnen met o.a. factuurdatum en servicedatum en verzenden van bescheiden naar het hoofdkantoor ter verdere afhandeling (facturering).

Afhandelen van binnenkomende telefoongesprekken.

Doorverbinden van gesprekken naar interne betrokkene c.q. zelf afhandelen van vragen van klanten (bijv. uitbreiding orders).

Signaleren van door vertegenwoordigers te bezoeken klanten.

Afrekenen met chauffeurs, controleren van geïnde gelden aan de hand van bijbehorende facturen en signaleren van verschillen naar de filiaalhouder ter verdere afhandeling.

Verrichten van bijkomende werkzaamheden, zoals o.a.:
. distribueren van inkomende post;
. afhandelen van vragen m.b.t. facturen c.q. doorverwijzen van klanten naar de centrale administratie;
. assisteren van diverse interne medewerkers bij administratieve werkzaamheden zoals inboeken van ontvangst gewassen goed, etc.;
. invullen van diverse formulieren (eenmalige leveringsbonnen, doorberekening verloren goed);
. bijhouden van de presentielijst van de vestigingsmedewerkers.

Sociale interactie
Informeren bij (nieuwe c.q. bestaande) klanten naar specifieke wensen, wijzigingen verhuurgegevens, etc. Informeren van klanten naar aanleiding van vragen/ klachten inzake leveringen/ facturen.

Informeren van de centrale administratie inzake wijzigingen klantenbestand. Plegen van overleg met collega’s.

Onderhouden van contacten met o.a.:
. collega’s (werkzaamheden);
. centrale administratie (informatie-uitwisseling);
. klanten (mutaties, wensen, klachten).

Specifieke handelingsvereisten
Bedienen van de terminal.

Opletten bij het invullen van orderformulieren en het muteren van gegevens in het geautomatiseerde systeem.

Attent zijn op ontbrekende/ onjuiste gegevens inzake verhuren. Accuraat afrekenen met chauffeurs.

Bezwarende omstandigheden
Eenzijdige houding en belasting van de oog- en rugspieren bij het werken met de terminal
(ca. 2 uur per dag).